Evidencias fotográficas en el cargue y descargue: qué fotos tomar para respaldar un reclamo
Cuando llega un reclamo por una caja averiada o un faltante, la pregunta siempre es la misma: ¿cómo llegó y cómo salió la carga? Si la respuesta depende de la memoria de alguien, el reclamo se pierde. Con las fotos correctas, tomadas en el momento justo, se responde en minutos. Estas son las que no pueden faltar.
Las fotos de cada fase
| Fase | Foto | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Portería | El vehículo al llegar, con la placa legible | Prueba qué vehículo entró y en qué estado |
| Inspección | Cada hallazgo de la lista de chequeo, con su nota | Respalda lo que se marcó como «atención» o «urgente» |
| Atraque | El precinto de llegada, con el número legible | Prueba que la carga llegó sellada, o que el sello venía violado |
| Atraque | La carga al abrir las puertas, antes de tocarla | Muestra cómo venía acomodada la carga |
| Operación | La carga estibada y asegurada al terminar | Prueba cómo salió la carga en un cargue |
| Cuadre | La mercancía averiada y la carga contada | Respalda cada faltante, sobrante o avería |
| Despacho | El precinto de salida instalado | Prueba con qué sello salió el vehículo |
Cómo tomarlas para que sirvan
- Antes de tocar la carga. La foto al abrir las puertas vale porque nadie ha movido nada.
- Con el número legible. Un precinto sin número en la foto no prueba cuál era.
- Plano general y detalle. Primero el conjunto (el fondo del furgón, las puertas) y luego el daño de cerca.
- Con fecha, hora y quién la tomó. Una foto sin esos datos se puede discutir.
- Tomada en el momento, no de la galería. Así no hay duda de que es de esa visita.
Dónde guardarlas
Las fotos en el celular de un operario se pierden, se mezclan entre visitas y no aparecen cuando se necesitan. Lo que funciona es que cada foto quede ligada a la visita y a su fase, y que salga en el cumplido que se entrega a la transportadora. El día del reclamo se busca la placa o el documento y ahí están todas.
Hágalas obligatorias, no opcionales
Si la foto es opcional, se toma cuando hay tiempo, que es casi nunca. La regla efectiva es que el vehículo no avance a la siguiente fase sin sus fotos: sin la del precinto no se abre la puerta; sin la de la carga contada no se cierra un cuadre con diferencias.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas fotos de la carga se deben tomar al abrir?
Por lo menos dos: el fondo del furgón y las puertas. Si hay algo fuera de lo normal, más el detalle de cada daño.
¿Sirve una foto tomada de la galería del celular?
Es más fácil de discutir, porque no hay certeza de cuándo se tomó. Lo recomendable es tomarla en el momento, desde el sistema, para que quede con su fecha, hora y quién la tomó.
¿Qué hago si el precinto llega violado?
Tome la foto del precinto antes de romperlo, con el número legible, deje la observación por escrito y avise a la transportadora antes de abrir.
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